A gyógyszertárak készletgazdálkodása során jellemző a túlkészletezés. Ez komoly anyagi kárt is jelent az intézményeknek, hiszen ilyenkor a pénz egy része feleslegesen “áll” az áruban ahelyett, hogy a gyógyszertár működtetésére, fejlesztésekre, a szolgáltatás színvonalának javítására fordíthatnák azt az üzemeltetők. Ugyanakkor természetesen minden patkának az a célja, hogy ki tudja szolgálni vásárlóit, biztosítani tudja azokat a termékeket, amelyekre kereslet mutatkozik. Ma már szerencsére létezik olyan informatikai megoldás, melynek segítségével feloldható ez az ellentmondás.

A modul az LX-Line ELIXÍR PRO kiegészítő moduljaként igényelhető. A Készlet Optimalizáló Modul (KO Modul) segítségével meghatározható a gyógyszertárban készleten lévő összes termék aránya és mennyisége, ezáltal nemcsak pénzt, hanem rengeteg időt is megspórol a gyógyszertár üzemeltetőinek. Erről tartott előadást Jakubovicsné Dr. Szalai Éva vezető gyógyszerész 2020 novemberében online konferenciánkon.

 

Tényleg szükség van rá? - Lehetséges kétségek és a valóság

Az irányítást senki sem szereti kiadni a kezéből, többek között ezért is ódzkodnak sokan az  informatikai rendszerek használatától, és természetesen a gyógyszertárak üzemeltetői is lehetnek ezzel így. Megnyugtathatja őket az a tény, hogy a Készlet Optimalizáló Modul ugyan belső matematikai algoritmusokon alapul, szabályrendszere mégis kellően rugalmasan paraméterezhető ahhoz, hogy a legtöbb készletezési anomáliát feloldja. 

A KO Modul képes arra, hogy összeállítsa a rendelést, a döntés mégis mindig a felhasználó kezében van. Így mindig tisztában lesz azzal, mi érhető el a patikában, és eközben számos, jellemzően problémás rendelési szituációban kap támogatást. 

Mivel segítségével kellően alacsonyan tudják tartani a készletet, bármikor lehetséges akciós rendelések leadása, de az egyedi szállítóktól történő rendelést is kezelni tudja a rendszer. A hiánycikkek kezelésének problémáját ugyan természetesen nem oldja meg a rendszer használata, kellő odafigyeléssel ez a veszély elkerülhető. 

Felmerülhet bennünk az is, hogy nem lesz-e több a tartozás, ha nem kizárólag humán munkaerő végzi a készletezést. A jó paraméterezésnek és a kiterjedt tesztelésnek köszönhetően azonban a KO Modul éppen a tartozások minimalizálásában van a patikai dolgozók segítségére. A rendszerben működik a defektus is, azt pedig valószínűleg nem kell bemutatnunk, hogy ezzel mennyi fölösleges munkától kíméli meg a munkatársakat.

A fiókgyógyszertárak (melyek alapvető feladata, hogy olyan helyeken, kistelepüléseken is elérhetővé tegyék a gyógyszerellátást, ahol egy közforgalmú gyógyszertár nem elérhető) esetében különösen lényeges, hogy csak azokat a gyógyszereket adják ki, amelyek valóban indokoltak, megelőzve ezzel az ellehetetlenülésüket.

 

 

Könnyű kezelhetőség, számtalan beállítási lehetőség

Több beállítási lehetőség biztosítja, hogy minden pillanatban a megfelelő mennyiségű áru mindig készleten legyen a gyógyszertárban.

Bizonyos termékek természetéből adódik, hogy kizárt a készletoptimalizálás. A rendszerben beállítható, hogy ennek megfelelően mit ne rendeljen a rendszer. Így nem fognak szerepelni a drága gyógyszerek, immobil termékek, egyedi rendelésű cikkek vagy kozmetikumok. 

Meghatározható természetesen az is, hogy mennyit rendeljen a rendszer, így beállíthatóak a minimális-maximális készletszintek, vagy az egységcsomagok (gondoljunk csak a göngyölegekre, csomagolóanyagokra, injekciós tűkre stb.) paraméterei is.

Priorizálni is van lehetőség, vagyis beállíthatjuk, hogy melyik nagykereskedőt részesítse előnyben a rendszer, azaz kitől rendeljen.

Végül, de nem utolsó sorban meghatározhatjuk, hogy hány napra készletezzen, amely természetesen intézményenként különböző faktorok függvénye lehet.

 

Kezdeti nehézségből hosszú távú előnyök

Közhelyesen hangozhat, de igaz az élet számos területén: ahhoz, hogy valaminek az előnyét élvezhessük, túl kell jutnunk néhány kezdeti nehézségen. Jelen esetben ezek a következők:

  • Át kell állni a kisebb mennyiségek rendelésére gondolatban. Teljesen természetes, hogy először azt hisszük, hogy egy bizonyos mennyiség nem lesz elég, később viszont kiderül, hogy még sok is.
  • A kis forgalmú cikkeknél jobban kell figyelni, hiszen nehéz paraméterezni (többek között az egységcsomagok miatt).
  • Az elején a kollégáknak is furcsa lesz a megváltozott átvételi folyamat. Az átállás után azonban könnyen megszokják, sőt a tapasztalat azt mutatja, hogy meg is szeretik, hogy nem jön egyszerre annyi különböző áru.
  • A visszaigazolást nagyon alaposan át kell nézni, hogy a hiánycikkekre időben felfigyelhessünk. Ezt a lépést mindenképpen integrálni szükséges a munkafolyamatokba, ami az átállás során különös figyelmet igényel.


Ha mindezeket szem előtt tartjuk, többek között a következő előnyöket élvezhetjük:

  • Jó paraméterezés esetén a rendelés és a készlet a vezető elvárásainak és szempontjainak megfelelően alakul. 
  • Némi útbaigazítással bárki tudja használni, nem lesz ingadozás a munkatársak munkájában. 
  • Folyamatosan az adott helyzethez lehet igazítani rugalmasan, kezelni tudunk olyan tényezőket, mint a szezonalitás, egy járvány megjelenése, a lejárat, a polckép változtatása, vagy a készlet leépítése.
  • Mivel alacsony a készlet, a készleteltérés hamarabb kiderül (ezt segíti az is, hogy az áruátvétel szkennerrel történhet).
  • Irányítható a készlet: ha el szeretnénk kerülni a visszarendelést, inaktívvá vagy “KO kizárt” állapotúvá tehetjük a terméket, utóbbi igaz a bizonyos ideje immobil cikkekre is.
  • Mivel jobban forog a készlet, kisebb az esélye a lejáratnak. 

 

Gyakorlati tapasztalatok: KO a számok fényében

Jakubovicsné dr. Szalai Éva vállalkozott arra is, hogy a rendszer használatának gyakorlati tapasztalatait megossza az érdeklődőkkel.
A vizsgált időszak azért is volt érdekes, mert, a 2020. márciusi rendkívüli forgalmat követően az áprilisi visszaesést is kezelni kellett a beállítások módosításával, majd májustól ismét az eredeti beállításokat alkalmazta. Az átállás gördülékenyen ment, és számításai alapján megérte a KO Modult igénybe vennie.

 

„Megfelelő készletem van, nincs sok tartozás, a rendszer »megérzései« nem csalnak!”

 

A számok magukért beszélnek. Míg korábban a rendelés előkészítése rengeteg időt vett igénybe, ma csak az egyedi szállítók esetében kell ezzel foglalkoznia, a többit a KO Modulra bízhatja. Dr. Szalai Éva számításai alapján a régi tételszám kevesebb mint felét kell most átnéznie, így átlagosan 656 sorral feleslegesen töltene időt, ha nem használná a KO Modult. Csak a délutáni rendelést figyelembe véve napi minimum 80 percet, azaz egy év alatt 346 órát töltene rendeléssel, KO-val napi 30 percet, éves szinten pedig 130 órát. A program automatikusan körbe is küldi a rendelést, ezzel is időt takarít meg, minimum 15 percet rendelésenként. 

A számítások alapján a KO Modul használatával felszabadult 216 óra, napi 50 perc, melyet egyéb hasznos feladatokra fordíthat.

 

Győztesen kerül ki a KO Modul? 

A KO Mudul bevezetésének kezdeti fázisában ugyan hosszadalmasabb a folyamat, több munkát kell belefektetni, de ez később megtérül. Az idő előrehaladtával egyre több tapasztalatot szerzünk benne, ezzel párhuzamosan egyre több adat is áll rendelkezésre, vagyis egyre gyorsabban és egyszerűbben állítható össze a rendelés. Az átállás az állandó betegkörű patikákban könnyebb, de az átmenő forgalmú gyógyszertárakban is megtérül. 

 

„Harmadannyi tétel, feleannyi idő, alacsonyabb, optimálisabb készlet! - szerintem megéri.”

 

Jakubovicsné dr. Szalai Éva véleménye az, hogy bizonyos idő eltelte után akár magára is lehetne hagyni a rendszert ahhoz, hogy elégséges munkát végezzen, de az igazán jó eredményhez szükség van a gondolkodó ember segítségére. Ez pedig igazi sikerélményeket tartogat a felhasználója számára: sosincs kész, mindig lehet finomítani, aktualizálni, így sosem válik unalmassá. 

Összefoglalva: a modul rendkívül flexibilis, az adott patikára szabható, amely optimális készletértéket és készletforgási sebességet biztosít, miközben a kapacitás felszabadulásával szakmai munkára több idő jut. Az idő pedig pénz. 

Az érdeklődők maguk is meggyőződhetnek a rendszer előnyeivel, ha élnek a díjmentes kipróbálás lehetőségével.